Проверить компанию по реестру можно самостоятельно, но в ряде ситуаций онлайн-данных недостаточно. Для банка, суда, нотариуса, тендерной комиссии или оформления сделки может потребоваться официальный документ, а иногда — его заверение, перевод или апостиль.
Порядок получения таких документов зависит от страны регистрации компании. Ниже разберем, какие источники и виды документов используются для компаний из Гонконга и материкового Китая.
Три модели реестров: Гонконг, Китай, международные агрегаторы
Гонконг
Идентификатор — BRN (с 2023 – основной), исторический CR-номер
Язык интерфейса — английский и китайский
Что получаете онлайн бесплатно — базовый поиск по названию/номеру, ограниченные сведения
Официальный заверенный документ — Company Particulars Report, certified copy, Certificate of Continuing Registration
Данные о бенефициарах - ограничены и не всегда публичны
Материковый Китай
Идентификатор — 18-значный Unified Social Credit Code (USCC)
Язык интерфейса — только китайский, капча на китайском
Что получаете онлайн бесплатно — статус, законный представитель, капитал, сфера деятельности, изменения, взыскания
Официальный заверенный документ - официальная выписка/справка через территориальное подразделение SAMR или нотариуса
Данные о бенефициарах — показывает зарегистрированных акционеров, но не конечных бенефициаров
Международные агрегаторы
Идентификатор — собственные внутренние ID агрегатора – не заменяют официальный номер
Язык интерфейса — обычно английский
Что получаете онлайн бесплатно — сводная карточка компании, обычно с задержкой синхронизации
Официальный заверенный документ — не выдают официальных заверенных документов – только справочные отчеты
Данные о бенефициарах — зависит от источника, часто реконструированы, а не подтверждены регулятором
Иными словами: агрегатор – это удобная отправная точка, чтобы сориентироваться и решить, стоит ли копать глубже, но не основание для банка, суда или тендерной комиссии. Официальный документ в любом случае идет от национального регулятора – Companies Registry / IRD для Гонконга или SAMR для материкового Китая.
Электронная выписка, certified copy и подтверждение статуса
1) Онлайн-данные на экране.
Подходит, когда нужна быстрая самопроверка, ориентир перед переговорами.
Не является официальным документом.
2) Официальный отчет (uncertified).
Необходим для внутренней проверки контрагента, KYC начального уровня.
Показывает данные регулятора, но не заверен подписью/печатью.
3) Certified extract / certified copy.
Нужен для обращений в Банк, суд, нотариус, тендер.
Официально заверенный документ с подписью или печатью уполномоченного органа.
4) Подтверждение непрерывной регистрации (где предусмотрено).
Для ситуаций, когда нужно подтвердить, что компания не прерывала регистрацию.
Официальный документ узкого назначения, выдается не во всех юрисдикциях.
Не путайте этот документ с учредительным свидетельством о регистрации – оно подтверждает факт создания компании в конкретный момент в прошлом, а не её текущий статус.
Когда нужны перевод, нотариальное заверение и апостиль
Для внутренней проверки контрагента обычно достаточно электронных данных без всякого заверения. Дальше все зависит от того, куда пойдет документ.
- Гонконг. Если документ адресован органу за пределами Гонконга, а страна назначения – участник Гаагской конвенции об апостиле, апостиль ставит Служба легализации при Высоком суде Гонконга: как правило, это занимает около двух рабочих дней. Гонконг – участник конвенции с 1965 года, и это правило продолжает действовать после 1997 года. Если страна назначения не входит в конвенцию, вместо апостиля потребуется консульская легализация через соответствующее консульство.
- Материковый Китай. Здесь ситуация недавно изменилась радикально: с 7 ноября 2023 года материковый Китай присоединился к Гаагской конвенции об апостиле. До этой даты любой документ из Китая для использования за рубежом должен был пройти полную консульскую легализацию – нотариус, затем местное ведомство, затем посольство страны назначения; теперь для стран-участниц конвенции достаточно одного апостиля, который ставит МИД Китая или уполномоченное представительство на местах. Важный нюанс: большинство документов вроде выписки или справки о регистрации сначала заверяется у китайского нотариуса, и уже эта нотариальная копия отправляется на апостиль – сам по себе распечатанный с сайта GSXT файл для этой процедуры не подходит.
Разберем на примере: компании нужно предоставить российскому партнеру подтверждение регистрации китайского поставщика для сделки. До ноября 2023 года потребовалась бы многоступенчатая консульская легализация на несколько недель; сейчас – нотариальное заверение и один апостиль, и весь процесс укладывается в разы быстрее. А вот для гонконгской компании, работающей с материковым Китаем напрямую (не через страны-участницы конвенции), иногда по-прежнему нужна не апостиль, а отдельная процедура заверения через уполномоченного Китаем нотариуса в Гонконге (China-Appointed Attesting Officer) – это отдельный институт, не апостиль и не консульская легализация в обычном понимании.
Перевод и его заверение почти всегда идут отдельным вопросом: для одних органов достаточно перевода без нотариального заверения, для других нужен заверенный перевод, а иногда – апостиль уже на сам перевод, а не только на исходный документ.
Как сформулировать заказ на официальный документ
Когда решение принято и нужен именно официальный документ, сэкономить время поможет одно точное сообщение вместо серии уточняющих вопросов.
Подготовьте:
- страну регистрации компании;
- точное название и номер (или USCC/BRN);
- цель использования документа;
- орган, который будет его принимать;
- требуемую свежесть сведений;
- язык и необходимость перевода;
- нужно ли заверение, апостиль или консульская легализация;
- форму – электронную или бумажную;
- дедлайн, к которому документ должен быть готов.
Если сформулировать это одним сообщением, заказ выписки из торгового реестра – включая документы по Гонконгу и материковому Китаю, с организацией заверения, апостиля, консульской легализации и перевода займет один цикл переписки вместо нескольких дней уточнений.
Получение документа о компании из Китая или Гонконга начинается не с заказа выписки, а с определения цели ее использования. От этого зависит, достаточно ли онлайн-данных, нужен ли официальный документ, заверение, перевод или апостиль.
BCA.Legal поможет определить необходимый формат документа и организовать получение, заверение и легализацию документов для использования в нужной стране.